นายธีรวัฒน์ โรจนไพฑูรย์

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐจะสำเร็จได้ ตั้งต้นด้วยการจัดวางบทบาทหน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างถูกต้องตั้งแต่แรก

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : บทบาทหน้าที่ผู้มีส่วนได้เสียกับความสำเร็จในการทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

TGIX-Linkage สร้างมาตรฐานการเชื่อมโยงข้อมูลภาครัฐ ครอบคลุมทุกระดับของการแลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อการทำงานอย่างราบรื่น กลไกสำคัญในการใช้ข้อมูลขับเคลื่อนประเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : เชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นระบบด้วยมาตรฐาน TGIX-Linkage

e-Signature ยกระดับหน่วยงานรัฐ เลิกใช้ระบบเอกสาร สร้างบริการออนไลน์ รวดเร็วทันใจและเข้าถึงได้แม้พื้นที่ห่างไกล

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : e-Signature ว่าด้วยเรื่องประโยชน์และความปลอดภัย

มาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้านความหมาย (Semantic Exchange) แก้ปัญหาความต่าง ไขปัญหานักพัฒนาโปรแกรม ช่วยลดงบพัฒนาโปรแกรม เร่งการขยายตัวการแลกเปลี่ยนข้อมูล

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : ตามหาความหมายของข้อมูล

หลังจากหน่วยงานมีแผนจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐแล้ว สิ่งที่ควรจะคำนึงถึงและวางแผนดำเนินการควบคู่กันไปคือ การจัดวางบทบาทหน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับการทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ซึ่งมีความสำคัญส่วนหนึ่งในความสำเร็จของการดำเนินการนั่นเอง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีใครกันบ้าง ไปดูกัน… ซึ่งในบทความนี้ DGA (สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพร.) ได้สรุปโครงสร้างคร่าวๆ ของบุคลากรด้านการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ (Data Governance Structure) ไว้ในที่นี้ รวมทั้งได้เชื่อมโยงข้อมูลเชิงลึกเอาไว้ให้อ่านต่อในลิงก์ด้วยแล้ว

โครงสร้างบุคลากร

การกำหนดโครงสร้างบุคลากรของส่วนงานธรรมาภิบาลข้อมูล จัดทำขึ้นเพื่อแสดงลําดับขั้นระหว่างกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องกับธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และแสดงถึงสิทธิในการสั่งการตามลําดับขั้น ทั้งจำนวนบุคลากรและความลึกของลําดับขั้นควรพิจารณาตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงานของรัฐ

ส่วนงานธรรมาภิบาลข้อมูลมีแนวทางจัดตั้งในรูปแบบที่แตกต่างกันได้ ดังนี้

1. รูปแบบทีมเสมือน (Virtual Team) ที่คัดเลือกมาจากส่วนงานต่างๆ

2. รูปแบบที่มีส่วนงานรับผิดชอบชัดเจน ซึ่งอาจจะจัดตั้งใหม่หรือกําหนดหน้าที่ให้กับส่วนงานที่มีหน้าที่คล้ายกับโครงสร้างบุคลากรของงานจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

3. รูปแบบผสม ซึ่งจะต้องแยกหน้าที่ให้ชัดเจนระหว่างส่วนงานที่รับผิดชอบหลักกับทีมเสมือน โดยสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วน (ดังรูปที่ 10 ตัวอย่าง โครงสร้างธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐภายในหน่วยงาน คลิก https://bit.ly/3AAiIqu น.33) ประกอบด้วย 

• คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Council) 
• ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) 
• ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders)

ใครเป็นใครในคณะกรรมการธรรมาภิบาล

คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล มีอํานาจสูงสุดในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภายในหน่วยงานภาครัฐ ทําหน้าที่ตัดสินใจเชิงนโยบาย แก้ไขปัญหา และบริหารจัดการภายในคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย

• ผู้บริหารระดับสูงสุดของหน่วยงาน (Chief Executive Officer: CEO) 
• ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูง (Chief Information Officer: CIO) 
• ผู้บริหารข้อมูลระดับสูง (Chief Data Officer: CDO) 
• ผู้บริหารด้านการรักษาความปลอดภัยระดับสูง (Chief Security Officer: CSO) 
• ผู้บริหารจากส่วนงานต่างๆ ได้แก่ 
  • ฝ่ายบริหาร
  • ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
  • หัวหน้าทีมบริกรข้อมูล (Lead Data Steward)

CEO ควรทำหน้าที่ประธานคณะกรรมการ เพื่อความเชื่อถือของการดำเนินงาน โดยกำกับดูแลการทำหน้าที่ของคณะกรรมการให้มีประสิทธิภาพ ทำหน้าที่ประธานในที่ประชุมคณะกรรมการ ดูแลส่งเสริมการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎเกณฑ์

การบริหารงานให้ได้ผล อาจนำ “วงจรบริหารงานคุณภาพ PDCA” มาใช้ (ดังรูป วงจร PDCA) ซึ่งประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน คือ Plan-Do-Check-Act หรือวางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง อันเป็นกระบวนการที่จัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ มีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงในการจัดการ

รูป วงจร PDCA

CIO อาจจะทําหน้าที่แทน CDO หรือเป็นคนเดียวกันได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับความพร้อมของหน่วยงานคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล

ส่วน CDO มีหน้าที่นําข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐเพื่อสร้างและส่งมอบเทคโนโลยี เครื่องมือ แนวทาง และวิธีการในการทําให้ข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐมีคุณค่า และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อหน่วยงานภาครัฐ

นอกจากนี้ยังต้องวิเคราะห์และร่วมกับผู้บริหารส่วนอื่นๆ เพื่อจัดทํายุทธศาสตร์และดําเนินการธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐให้มีคุณภาพและการควบคุมอื่นๆ เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ

ในส่วนของการทํางานในระดับประเทศ CDO ยังต้องทําหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างหน่วยงานภาครัฐในการแลกเปลี่ยน เชื่อมโยงข้อมูล รวมไปถึงการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดจากข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ

CSO เป็นผู้บริหารที่มีบทบาทสูงสุดในการทําให้หน่วยงานภาครัฐมีความปลอดภัยเพียงพอสําหรับการทํางานทั้งด้านการบริหารจัดการดูแล และด้านข้อมูล ทําให้เกิดการเชื่อมต่อระหว่างหน่วยงานภาครัฐ

ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) รับคําสั่งโดยตรงจากคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ขณะเดียวกันยังให้ข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจต่อคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย

• หัวหน้าบริกรข้อมูล (Lead Data Steward) ทําหน้าที่เป็นผู้ควบคุมและสั่งการภายใน ทีมบริกรข้อมูล รวมทั้งเป็นหนึ่งในคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) ให้การสนับสนุนด้านธุรกิจ
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards)
• บุคคลที่ทําหน้าที่เกี่ยวกับความมั่นคงปลอดภัย กฎหมาย
• บุคคลที่ให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายข้อมูลและความรู้อื่นๆ ที่จะสนับสนุนให้เกิดธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐที่ดีภายในหน่วยงานภาครัฐ 

* หมายเหตุ บริกรข้อมูลด้านธุรกิจและบริกรข้อมูลด้านเทคนิค อาจจะเป็นบุคคลเดียวกัน ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของบุคคลหรือความเหมาะสมของหน่วยงานรัฐ

ขณะที่ ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders) อื่นๆ ทําหน้าที่ให้การสนับสนุนธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐต่อทีมบริกรข้อมูลและคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย 

• เจ้าของข้อมูล (Data Owners)
• ทีมบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Team)
• ผู้สร้างข้อมูล (Data Creators) 
• ผู้ใช้ข้อมูล (Data Users)

บทบาท-ความรับผิดชอบเพื่อประสิทธิภาพ

การจะดําเนินงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ควรกำหนดบทบาท (Roles) และความรับผิดชอบ (Responsibilities) ที่เหมาะสมแก่คณะกรรมการฯ

อย่างไรก็ตาม การกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบต้องไม่ขัดแย้งต่อกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือกฎหมาย รวมทั้งกําหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบในการบริหารจัดการข้อมูลที่อยู่ในความครอบครอง หรือควบคุมอย่างชัดเจน 

ทั้งนี้ อาจแต่งตั้งหรือมอบหมายเจ้าหน้าที่เป็นรายบุคคลหรือคณะบุคคลให้รับผิดชอบ และประกาศให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือประชาชนรับทราบด้วยเป็นไปตามที่กําหนดไว้ตามกฎหมายว่าด้วยการนั้น มีดังภาพ (รายละเอียดเพิ่มเติมคลิก https://bit.ly/3AAiIqu น.35-36)

• คณะผู้บริหาร ทั้ง CEO, CIO และ CDO  ทําหน้าที่กําหนดวิสัยทัศน์ ให้ข้อเสนอแนะ และอนุมัตินโยบายข้อมูล มาตรฐานข้อมูล แนวทางปฏิบัติงาน เกณฑ์การวัดคุณภาพ ระเบียบ และข้อบังคับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมถึงการจัดลําดับความสําคัญและแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่รับผิดชอบในการนิยามความต้องการด้านคุณภาพและความมั่นคงปลอดภัย
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแก่บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ เช่น นิยามเมทาดาตาเชิงเทคนิค
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่ดําเนินการในเรื่องคุณภาพข้อมูล
• เจ้าของข้อมูล (Data Owners) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่รับผิดชอบดูแลข้อมูลโดยตรง สร้างความมั่นใจได้ว่าการบริหารจัดการข้อมูลสอดคล้องกับนโยบาย มาตรฐาน กฎระเบียบ หรือกฎหมาย
• ทีมบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Team) มีหน้าที่หลักในการบริหารจัดการข้อมูล
• ผู้ใช้ข้อมูล (Data Users) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่นําข้อมูลไปใช้งานทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร และสนับสนุนธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐโดยการให้ความต้องการในการใช้ข้อมูล

ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ประเด็นที่ต้องการนำเสนอให้พิจารณาคือ การกำหนดบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการที่จะกํากับดูแลการดําเนินการขั้นต่อๆ ไปของข้อมูลให้เป็นไปตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลให้เป็นไปอย่างราบรื่น บรรลุผล สะดวกต่อการปรับปรุงเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ เช่น นโยบายเปลี่ยน เทคโนโลยีเปลี่ยน เป็นต้น

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : ก้าวสู่ Data-Driven Organization ด้วยธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

ถ้าจะเกริ่นนำอ้างไปถึง พระราชบัญญัติการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562 กำหนดให้หน่วยงานของรัฐจัดให้มีการบริหารงานภาครัฐและการจัดทำบริการสาธารณะเป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และตอบสนองต่อการให้บริการและการอำนวยความสะดวกแก่ประชาชน รวมทั้งกำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดให้มีการบริหารจัดการและการบูรณาการข้อมูลภาครัฐและการทำงานให้มีความสอดคล้องกันและเชื่อมโยงเข้าด้วยกันอย่างมั่นคงปลอดภัยและมีธรรมาภิบาล (รายละเอียดเพิ่มเติม คลิก https://bit.ly/3QrcJcu ราชกิจจานุเบกษา ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่องธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ) แม้จะเป็นความจริง แต่หลายคนคงจะมีคำถามตามมาว่า “แล้วจะต้องทำอย่างไร จะยุ่งยากไหม ทำได้จริงหรือ ถ้าทำแล้วจะดีอย่างไร 

หันมามองทางนี้ โดยเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานให้ข้อมูลทำงานได้อย่างสอดคล้อง เชื่อมโยงเข้าด้วยกันอย่างมั่นคงปลอดภัยและมีธรรมาภิบาล

เรามาเริ่มไขข้อข้องใจอย่างเป็นขั้นเป็นตอนกันดีกว่า

ธรรมาภิบาลต้องสอดคล้องยุทธศาสตร์

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ควรสอดคล้องกับยุทธศาสตร์องค์กร เพื่อจะได้ใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อนองค์กรให้สอดคล้องกับพันธกิจองค์กร

ธรรมาภิบาลข้อมูล จัดเป็นโครงการระดับใหญ่ที่ทุกองค์กรควรดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการดูแลรักษาข้อมูล และผลลัพธ์ที่ได้นอกจากระบบข้อมูลที่โปร่งใสแล้ว ยังช่วยลดวัฒนธรรมการหวงแหนข้อมูลในองค์กร ทำให้การวิเคราะห์ หรือใช้ประโยชน์จากข้อมูล เป็นไปได้สะดวก และรวดเร็วขึ้น

ผู้เกี่ยวข้องหลายส่วน-CEO ต้องนั่งประธาน

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ มีผู้เกี่ยวข้องหลายส่วน (รายละเอียดเพิ่มเติม น.7-9 คลิก https://bit.ly/3d6JGNc) ซึ่งต้องกำหนดบทบาทให้ชัดเจน เพื่อความคล่องตัวเวลาปฏิบัติ (ดูตัวอย่าง โครงสร้างของบุคลากรที่รับผิดชอบในธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ น. 33-34 https://bit.ly/3QrcJcu, กฟภ. คลิก https://bit.ly/3Ci7k3M, สสช. คลิก https://bit.ly/3SXRFN2) ประกอบด้วย

• คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Council) ผู้บริหารระดับสูงสุดของหน่วยงาน (CEO) ควรทำหน้าที่เป็นประธานของคณะกรรมการ เพื่อสร้างความเชื่อถือของการดำเนินงาน
• ผู้บริหารข้อมูลระดับสูง (Chief Data Officer) ผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านข้อมูลของหน่วยงาน ควรเป็นเลขาของคณะกรรมการ
• ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) ทำหน้าที่รับผิดชอบในการนิยามความต้องการด้านคุณภาพ รักษาความเป็นส่วนบุคคล และความมั่นคงปลอดภัย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ข้อมูลที่อาจได้รับมาจากผู้ใช้ข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแก่บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards) ทำหน้าที่ดำเนินการเรื่องคุณภาพข้อมูล
• ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders)

ธรรมาภิบาลข้อมูลหนุน Data-Driven

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ เป็นการกำหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้เสียในการบริหารจัดการข้อมูลภาครัฐทุกขั้นตอน เพื่อให้การได้มาและการนำข้อมูลของหน่วยงานของรัฐไปใช้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน รักษาความเป็นส่วนบุคคล และสามารถเชื่อมโยงแลกเปลี่ยน และบูรณาการระหว่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและมั่นคงปลอดภัย โดยใช้ข้อมูลเป็นหลักในการบริหารงานภาครัฐและการบริการสาธารณะ

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูล (Data Management) โดยเป็นกลไกในการกำหนดทิศทาง ควบคุม และทวนสอบการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อให้หน่วยงานได้ดำเนินการบริหารจัดการข้อมูลตามนโยบาย กฎ ระเบียบ หรือข้อบังคับที่ได้กำหนดไว้

แน่นอนว่า ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐที่ดีย่อมก่อให้เกิดการบริหารจัดการข้อมูลที่ดี ส่งผลให้ข้อมูลมีความมั่นคงปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นด้านการรักษาความลับ การเข้าถึงข้อมูล รวมถึงการรักษาความเป็นส่วนบุคคล เป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีคุณค่าทางเศรษฐกิจและสังคม และมีความคุ้มทุนต่อการดำเนินงาน

การทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐก็เพื่อให้การก้าวไปสู่การเป็นหน่วยงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-driven Organization) ซึ่งเกี่ยวข้องกับด้านต่างๆ คือ การปฏิบัติตามกฎหมาย การสร้างความเชื่อมั่นในข้อมูลที่ออกจากองค์กรสู่สาธารณะ การใช้ข้อมูลทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้เสียเพื่อสร้างนวัตกรรม รวมถึงความโปร่งใสและการสร้างการมีส่วนร่วมบรรลุผลนั่นเอง (รายละเอียดเพิ่มเติม น.3 คลิก https://bit.ly/3d6JGNc)

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูล ครอบคลุมตั้งแต่การกำกับดูแลข้อมูล โดยต้องบริหารจัดการข้อมูลผ่านการกำหนดนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอย่างมีระบบ ตั้งแต่การเกิดของข้อมูล การจัดเก็บ การวิเคราะห์ การทำลาย การเข้าถึง การรักษาความปลอดภัย และการนำไปใช้ โดยให้ความสำคัญทั้งในมุมกระบวนการ บุคลากร และเทคโนโลยี

การธรรมภิบาลข้อมูลมีขึ้นเพื่อจัดทำให้ข้อมูลของหน่วยงานเป็นข้อมูลที่ดี เพื่อใช้ประโยชน์ในมิติต่างๆ ทั้งในแง่ใช้บูรณาการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น (Data Integration) เปิดเผยข้อมูลสู่ประชาชน และวิเคราะห์เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในมิติต่างๆ (Data Analytics) นำไปสู่การตัดสินใจเชิงนโยบายบนพื้นฐานของข้อมูล บริการที่มีคุณภาพ สะดวกรวดเร็ว และมั่นคงปลอดภัย ความถูกต้องของข้อมูล ส่งผลต่อความพึงพอใจสำหรับภาคธุรกิจและประชาชน และยกระดับการบริหารงานและการให้บริการประชาชน

มี Data Policy กำกับ

การดำเนินการธรรมาภิบาลข้อมูลต้องมีนโยบายข้อมูล (Data Policy) มากำกับดูแลชุดข้อมูลแต่ละชุด โดยมี Policy Template หรือแนวปฏิบัติเป็น Template ให้หน่วยงานนำไปใช้ เพื่อทำให้ข้อมูลมีคุณภาพ

นอกจากนี้ ต้องเข้าใจตรงกันว่า ข้อมูลที่จะบริหารจัดการนั้น ต้องได้รับการจัดหมวดหมู่เพื่อให้มองเห็นภาพรวม โดยแบ่งเป็น 4 หมวดหมู่ (Data Category) คือ ข้อมูลสาธารณะ ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลความลับทางราชการ และข้อมูลความมั่นคง

ทั้งนี้ ข้อมูลสาธารณะ คือข้อมูลที่เปิดเผยได้ นำไปใช้ได้อย่างอิสระ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

ขณะที่ข้อมูลที่ต้องได้รับการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือเป็นข้อมูลอ่อนไหว (Sensitive Data) มีชั้นความลับเพื่อคุ้มครองความเป็นส่วนตัว (Privacy) หรือความปลอดภัย (Security) ของบุคคลหรือองค์กร แบ่งเป็น 5 ชั้น คือ ชั้นเปิดเผย (Open) ชั้นเผยแพร่ภายในองค์กร (Private) ชั้นลับ (Confidential) ชั้นลับมาก (Secret) และชั้นลับที่สุด (Top Secret) (รายละเอียด 5 ชั้นความลับ ตามมาตรฐาน มสพร. X-2565 ว่าด้วยร่างหลักเกณฑ์การจัดชั้นความลับและแบ่งปันข้อมูลภาครัฐ คลิก https://bit.ly/3ppmWea)

หลังจากจัดหมวดหมู่ข้อมูล จะต้องจัดทำชุดข้อมูลดิจิทัล หรือเมทาดาตา (Metadata) ซึ่งคือ ข้อมูลที่ใช้กำกับและอธิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอื่น เพื่อสร้างความเข้าใจต่อข้อมูลมากยิ่งขึ้น โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ เมทาดาตาเชิงธุรกิจ (Business Metadata) และเมทาดาตาเชิงเทคนิค (Technical Metadata)

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการบริหารจัดการข้อมูลควรทราบถึงองค์ประกอบในการบริหารจัดการตลอดทั้งระบบบริหารและกระบวนการจัดการข้อมูล หรือวงจรชีวิตของข้อมูล ซึ่งก็คือ “ลำดับขั้นตอนของข้อมูล ตั้งแต่เริ่มสร้างข้อมูลไปจนถึงการทำลายข้อมูล” (รูปที่ 3 น.15 คลิก https://bit.ly/3QrcJcu) ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน คือ

1. กระบวนการสร้างข้อมูล (Create) เป็นการสร้างข้อมูลขึ้นมาใหม่
2. กระบวนการจัดเก็บข้อมูล (Store) 
3. กระบวนการใช้ข้อมูล (Use) 
4. กระบวนการเผยแพร่ข้อมูล (Publish)
5. กระบวนการจัดเก็บข้อมูลถาวร (Archive)
6. กระบวนการทำลายข้อมูล (Destroy)

สรุปว่า การจะพัฒนาระบบข้อมูลที่สำคัญของภาครัฐให้เป็นไปอย่างมีธรรมาภิบาลและมีประโยชน์ ล้วนต้องผ่านการกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนและบูรณาการข้อมูลของหน่วยงานของรัฐอย่างเป็นระบบ ตลอดจนการพัฒนาศูนย์กลางข้อมูลเปิดภาครัฐ เพื่อให้ประชาชนเข้าถึงและใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสิ่งนี้จะกลายเป็นคุณค่าสูงสุดของการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐนั่นเอง

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : รู้หรือไม่…มสพร. กับ มรด. ต่างกันอย่างไร?