เมื่อโลกเข้าสู่เศรษฐกิจและสังคมดิจิทัล ภาครัฐจำเป็นต้องปรับตัวให้ทัน เพื่อรักษาความสามารถทางการแข่งขันของประเทศ หน่วยงานภาครัฐต่างๆ จึงควรให้ความสำคัญกับการจัดกลยุทธ์ระบบสารสนเทศแบบองค์รวมที่สนับสนุนการทำงานของหน่วยงานได้อย่างเหมาะสมและรองรับการให้บริการต่อประชาชนและหน่วยงานภายนอกได้ในอนาคต
สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สพร. หรือ DGA เล็งเห็นความสำคัญดังกล่าวจึงได้กำหนดวิสัยทัศน์ “ยกระดับภาครัฐไทยสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัลที่มีการบูรณาการระหว่างหน่วยงานมีการทำงานแบบอัจฉริยะ ให้บริการโดยมีประชาชนเป็นศูนย์กลาง และขับเคลื่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้อย่างแท้จริง” และมุ่งมั่นที่จะสนับสนุนให้เกิดการใช้งาน e-Signature เป็นวงกว้างในหน่วยงานของภาครัฐ
บทบาทของ e-Signature ในหน่วยงานภาครัฐ
หน่วยงานรัฐเป็นองค์กรที่ใช้งานเอกสารกระดาษเป็นจำนวนมาก ที่สำคัญคือ มีลำดับขั้นของกระบวนการทำงาน การอนุมัติงานที่ซับซ้อน ทำให้ต้องใช้เวลานานในการจัดการเอกสาร และต้องจัดสรรพื้นที่สำหรับจัดเก็บงานเอกสารโดยเฉพาะ แต่เมื่อจะเรียกใช้งานข้อมูลที่จัดเก็บไว้กลับต้องใช้เวลาในการค้นหา หากเราสามารถย่นระยะเวลาในส่วนนี้ลงไปได้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมหาศาล และยังเป็นการเพิ่มโอกาสให้เกิดบริการออนไลน์รูปแบบใหม่ๆ ของภาครัฐ ที่สามารถตอบสนองความต้องการของภาคธุรกิจและภาคประชาชนได้อย่างตรงจุดด้วย
การนำ e-Signature มาใช้จะช่วยให้ระบบงานนั้นไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษอีกต่อไป เพราะเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการรับรองทางกฎหมายเสมือนเป็นเอกสารกระดาษทั่วไป
เอกสารประเภทไหนควรใช้ e-signature แบบใด
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานในหน่วยงานภาครัฐถูกจำแนกออกเป็น 6 ชนิด ตามข้อ 10 แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 โดยแต่ละชนิดมีระดับความเสี่ยง ความสำคัญของข้อความในเอกสารไม่เท่ากัน จึงมีข้อแนะนำการใช้ประเภทของ e-Signature ให้เหมาะกับชนิดเอกสาร ดังภาพประกอบด้านล่างนี้
ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ
สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบที่มีความน่าเชื่อถือสูงสุด คือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเข้ารหัส เช่น Digital Signature ที่ใช้ร่วมกับใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง (Certification Authority – CA) ซึ่งมีหน้าที่ออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อรับรองตัวตนของผู้ใช้บริการ สำหรับนำไปใช้ในการทำธุรกรรมออนไลน์แบบปลอดภัย โดยผู้ให้บริการออกใบรับรองจะทำการรับรองข้อมูลต่างๆ รวมถึงกุญแจสาธารณะที่ปรากฏในใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ว่าเป็นของบุคคลนั้นจริง โดยอาศัยเทคโนโลยีที่เรียกว่า “เทคโนโลยีโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ” (Public Key Infrastructure – PKI)
ทั้งนี้ การใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดย CA ต่างรายกัน บางครั้งอาจประสบปัญหาการทำงานร่วมกันระหว่างระบบ จึงได้มีการพัฒนาระบบการมอบความไว้วางใจ (Trust Model) ระหว่าง CA ขึ้น ด้วยการรับรองใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดย CA แต่ละรายเป็นลำดับชั้น (Hierarchy) โดยจะมี CA รายหนึ่งทำหน้าที่รับรองใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของ CA รายอื่นๆ และจะอยู่ในลำดับชั้นสูงสุดที่นิยมเรียกกันว่า Root CA สำหรับในประเทศไทยคือหน่วยงานที่ชื่อว่า “ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ” หรือ Thailand National Root Certification Authority ซึ่งจะเป็นผู้ทำหน้าที่รับรองใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของ CA รายอื่นๆ และเป็นศูนย์กลางในการสร้างความเชื่อมั่นของการใช้งานระบบ PKI เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่าง CA ในประเทศ รวมไปถึงเป็นศูนย์กลางในการติดต่อกับ CA ต่างประเทศ ทำให้ผู้ใช้บริการ CA ต่างรายกันสามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยไม่มีข้อขัดข้อง รวมทั้งยังเพิ่มความเชื่อมั่นในการทำธุรกรรมออนไลน์ ซึ่งจะส่งผลต่อการเพิ่มมูลค่าทางเศรษฐกิจโดยรวมของประเทศต่อไป
ในปัจจุบัน ประเทศไทยมี CA อยู่ด้วยกัน 2 ราย คือ บริษัท อินเทอร์เน็ตประเทศไทย จำกัด (มหาชน) หรือ ไอเน็ต และ บริษัท ไทยดิจิทัล ไอดี จำกัด
5 ประโยชน์ดีๆ ของ e-Signature
ประโยชน์ดีๆ 5 ข้อหลักที่หน่วยงานภาครัฐจะได้รับจากการใช้งาน e-Signature ในองค์กร ดังภาพประกอบด้านล่าง
ตัวอย่างหน่วยงานภาครัฐที่เริ่มใช้ e-Signature
มีหลายหน่วยงานภาครัฐที่ได้เริ่มนำ e-Signature ไปใช้ในองค์กรแล้ว อาทิ
- กรมสรรพากร เป็นหน่วยงานลำดับแรกๆ ที่ได้นำ e-Signature มาใช้กับงานบริการประชาชน เช่น ใช้การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในขั้นตอนการยื่นคำขอแบบ การเปลี่ยนแปลงข้อมูล การใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax & invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) เป็นต้น
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ โดยนำมาให้บริการออกหนังสือรับรอง และรับรองสำเนาเอกสารนิติบุคคลโดยใช้ลายมือชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของ Digital Signature ซึ่งใช้การเข้ารหัสจึงมีความปลอดภัยสูง ทำให้สามารถรองรับผู้ใช้บริการที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องได้อย่างมีประสิทธิภาพ อำนวยความสะดวกแก่ผู้ประกอบการให้มีความคล่องตัวในการทำธุรกิจ ลดระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และเกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจต่อทุกภาคส่วน
- ด้านกรมบัญชีกลาง เป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่สนับสนุนให้มีการใช้งาน e-Signature โดยออกแนวทาง
การใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เป็นทางเลือกให้หน่วยงานของรัฐนำไปใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เพิ่มความคล่องตัว ลดขั้นตอน สะดวกและรวดเร็ว - มหาวิทยาลัยขอนแก่น ที่จัดทำระบบภายในของตัวเอง เพื่อรองรับการใช้งาน Digital Signature ภายในหน่วยงานอย่างเต็มรูปแบบ
- สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (กลต.) ใช้กับระบบนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบออนไลน์
- ธนาคารแห่งประเทศไทย นำไปใช้กับระบบ Electronic Financial Services (EFS)
- ธนาคารออมสิน นำไปใช้กับระบบรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเซิร์ฟเวอร์และเราท์เตอร์
- สำนักงานคณะกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ (ปปช.) นำไปใช้กับ ระบบสารสนเทศเพื่อการรวบรวมและวิเคราะห์ทรัพย์สิน (ACAS)
- กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน ใช้กับระบบบริการค้นหาวุฒิบัตรและหนังสือรับรองอิเล็กทรอนิกส์
- กรมการค้าต่างประเทศ นำไปใช้กับ ระบบลงทะเบียนผู้ประกอบการ และระบบการให้บริการออกใบอนุญาตและออกหนังสือรับรองการส่งออก-นำเข้าสินค้าทั่วไป เป็นต้น
เริ่มต้นทีละนิด
อย่างไรก็ตาม การนำ e-Signature เข้ามาใช้งานในหน่วยงานไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยการลงทุนระบบงานแบบครบวงจรในคราวเดียว เพราะต้องใช้งบลงทุนสูง แต่อาจจะเริ่มจากทีละระบบงาน เช่น เริ่มด้วยระบบ e-Document แล้วค่อยๆ ดำเนินการแปลงเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัล ในระหว่างนี้ก็เป็นการเตรียมความพร้อมเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานให้คุ้นชินกับการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้นไปก่อน
จากนั้นจึงค่อยๆ เพิ่มระบบงานที่เกี่ยวข้องเข้าไป หรือเริ่มต้นด้วยระบบงานเอกสารภายในที่มีความเสี่ยงต่ำ โดยสามารถใช้ e-Signature แบบทั่วไป เช่น การเซ็นด้วยปากกาสไตลัสไปก่อน แล้วค่อยๆ พัฒนาไปเป็นระบบ e-Signature แบบเชื่อถือได้ หรือใช้ร่วมกับใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
แน่นอนว่าอาจต้องใช้เวลาสักหน่อย แต่การค่อยๆ เปลี่ยนผ่านไปอย่างแข็งแรงย่อมดีกว่าการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และในระหว่างช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนผ่านก็จะเป็นช่วงเวลาที่ดีสำหรับการเรียนรู้ของเจ้าหน้าที่ทุกคนในหน่วยงานด้วย
e-Signature เป็นเทคโนโลยีที่มีประโยชน์อย่างมากในการพัฒนาระบบงานออนไลน์ของหน่วยงานภาครัฐ และมีทางเลือกการใช้งานที่หลากหลาย หน่วยงานภาครัฐใดที่ต้องการพัฒนาระบบ e-Signature สำหรับใช้ในองค์กรสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมหรือขอคำปรึกษาแนะนำได้จาก สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สพร. หรือ DGA
