Suphattra Ruangwanich

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐจะสำเร็จได้ ตั้งต้นด้วยการจัดวางบทบาทหน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างถูกต้องตั้งแต่แรก

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : บทบาทหน้าที่ผู้มีส่วนได้เสียกับความสำเร็จในการทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

หลังจากหน่วยงานมีแผนจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐแล้ว สิ่งที่ควรจะคำนึงถึงและวางแผนดำเนินการควบคู่กันไปคือ การจัดวางบทบาทหน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับการทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ซึ่งมีความสำคัญส่วนหนึ่งในความสำเร็จของการดำเนินการนั่นเอง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีใครกันบ้าง ไปดูกัน… ซึ่งในบทความนี้ DGA (สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพร.) ได้สรุปโครงสร้างคร่าวๆ ของบุคลากรด้านการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ (Data Governance Structure) ไว้ในที่นี้ รวมทั้งได้เชื่อมโยงข้อมูลเชิงลึกเอาไว้ให้อ่านต่อในลิงก์ด้วยแล้ว

โครงสร้างบุคลากร

การกำหนดโครงสร้างบุคลากรของส่วนงานธรรมาภิบาลข้อมูล จัดทำขึ้นเพื่อแสดงลําดับขั้นระหว่างกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องกับธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และแสดงถึงสิทธิในการสั่งการตามลําดับขั้น ทั้งจำนวนบุคลากรและความลึกของลําดับขั้นควรพิจารณาตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงานของรัฐ

ส่วนงานธรรมาภิบาลข้อมูลมีแนวทางจัดตั้งในรูปแบบที่แตกต่างกันได้ ดังนี้

1. รูปแบบทีมเสมือน (Virtual Team) ที่คัดเลือกมาจากส่วนงานต่างๆ

2. รูปแบบที่มีส่วนงานรับผิดชอบชัดเจน ซึ่งอาจจะจัดตั้งใหม่หรือกําหนดหน้าที่ให้กับส่วนงานที่มีหน้าที่คล้ายกับโครงสร้างบุคลากรของงานจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

3. รูปแบบผสม ซึ่งจะต้องแยกหน้าที่ให้ชัดเจนระหว่างส่วนงานที่รับผิดชอบหลักกับทีมเสมือน โดยสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วน (ดังรูปที่ 10 ตัวอย่าง โครงสร้างธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐภายในหน่วยงาน คลิก https://bit.ly/3AAiIqu น.33) ประกอบด้วย 

• คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Council) 
• ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) 
• ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders)

ใครเป็นใครในคณะกรรมการธรรมาภิบาล

คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล มีอํานาจสูงสุดในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภายในหน่วยงานภาครัฐ ทําหน้าที่ตัดสินใจเชิงนโยบาย แก้ไขปัญหา และบริหารจัดการภายในคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย

• ผู้บริหารระดับสูงสุดของหน่วยงาน (Chief Executive Officer: CEO) 
• ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูง (Chief Information Officer: CIO) 
• ผู้บริหารข้อมูลระดับสูง (Chief Data Officer: CDO) 
• ผู้บริหารด้านการรักษาความปลอดภัยระดับสูง (Chief Security Officer: CSO) 
• ผู้บริหารจากส่วนงานต่างๆ ได้แก่
  • ฝ่ายบริหาร
  • ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
  • หัวหน้าทีมบริกรข้อมูล (Lead Data Steward)

CEO ควรทำหน้าที่ประธานคณะกรรมการ เพื่อความเชื่อถือของการดำเนินงาน โดยกำกับดูแลการทำหน้าที่ของคณะกรรมการให้มีประสิทธิภาพ ทำหน้าที่ประธานในที่ประชุมคณะกรรมการ ดูแลส่งเสริมการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎเกณฑ์

การบริหารงานให้ได้ผล อาจนำ “วงจรบริหารงานคุณภาพ PDCA” มาใช้ (ดังรูป วงจร PDCA) ซึ่งประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน คือ Plan-Do-Check-Act หรือวางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง อันเป็นกระบวนการที่จัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ มีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงในการจัดการ

รูป วงจร PDCA

CIO อาจจะทําหน้าที่แทน CDO หรือเป็นคนเดียวกันได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับความพร้อมของหน่วยงานคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล

ส่วน CDO มีหน้าที่นําข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐเพื่อสร้างและส่งมอบเทคโนโลยี เครื่องมือ แนวทาง และวิธีการในการทําให้ข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐมีคุณค่า และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อหน่วยงานภาครัฐ

นอกจากนี้ยังต้องวิเคราะห์และร่วมกับผู้บริหารส่วนอื่นๆ เพื่อจัดทํายุทธศาสตร์และดําเนินการธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐให้มีคุณภาพและการควบคุมอื่นๆ เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ

ในส่วนของการทํางานในระดับประเทศ CDO ยังต้องทําหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างหน่วยงานภาครัฐในการแลกเปลี่ยน เชื่อมโยงข้อมูล รวมไปถึงการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดจากข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ

CSO เป็นผู้บริหารที่มีบทบาทสูงสุดในการทําให้หน่วยงานภาครัฐมีความปลอดภัยเพียงพอสําหรับการทํางานทั้งด้านการบริหารจัดการดูแล และด้านข้อมูล ทําให้เกิดการเชื่อมต่อระหว่างหน่วยงานภาครัฐ

ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) รับคําสั่งโดยตรงจากคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ขณะเดียวกันยังให้ข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจต่อคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย

• หัวหน้าบริกรข้อมูล (Lead Data Steward) ทําหน้าที่เป็นผู้ควบคุมและสั่งการภายใน ทีมบริกรข้อมูล รวมทั้งเป็นหนึ่งในคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) ให้การสนับสนุนด้านธุรกิจ
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards)
• บุคคลที่ทําหน้าที่เกี่ยวกับความมั่นคงปลอดภัย กฎหมาย
• บุคคลที่ให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายข้อมูลและความรู้อื่นๆ ที่จะสนับสนุนให้เกิดธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐที่ดีภายในหน่วยงานภาครัฐ 

* หมายเหตุ บริกรข้อมูลด้านธุรกิจและบริกรข้อมูลด้านเทคนิค อาจจะเป็นบุคคลเดียวกัน ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของบุคคลหรือความเหมาะสมของหน่วยงานรัฐ

ขณะที่ ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders) อื่นๆ ทําหน้าที่ให้การสนับสนุนธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐต่อทีมบริกรข้อมูลและคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย 

• เจ้าของข้อมูล (Data Owners)
• ทีมบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Team)
• ผู้สร้างข้อมูล (Data Creators) 
• ผู้ใช้ข้อมูล (Data Users)

บทบาท-ความรับผิดชอบเพื่อประสิทธิภาพ

การจะดําเนินงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ควรกำหนดบทบาท (Roles) และความรับผิดชอบ (Responsibilities) ที่เหมาะสมแก่คณะกรรมการฯ

อย่างไรก็ตาม การกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบต้องไม่ขัดแย้งต่อกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือกฎหมาย รวมทั้งกําหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบในการบริหารจัดการข้อมูลที่อยู่ในความครอบครอง หรือควบคุมอย่างชัดเจน 

ทั้งนี้ อาจแต่งตั้งหรือมอบหมายเจ้าหน้าที่เป็นรายบุคคลหรือคณะบุคคลให้รับผิดชอบ และประกาศให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือประชาชนรับทราบด้วยเป็นไปตามที่กําหนดไว้ตามกฎหมายว่าด้วยการนั้น มีดังภาพ (รายละเอียดเพิ่มเติมคลิก https://bit.ly/3AAiIqu น.35-36)

• คณะผู้บริหาร ทั้ง CEO, CIO และ CDO  ทําหน้าที่กําหนดวิสัยทัศน์ ให้ข้อเสนอแนะ และอนุมัตินโยบายข้อมูล มาตรฐานข้อมูล แนวทางปฏิบัติงาน เกณฑ์การวัดคุณภาพ ระเบียบ และข้อบังคับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมถึงการจัดลําดับความสําคัญและแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่รับผิดชอบในการนิยามความต้องการด้านคุณภาพและความมั่นคงปลอดภัย
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแก่บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ เช่น นิยามเมทาดาตาเชิงเทคนิค
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่ดําเนินการในเรื่องคุณภาพข้อมูล
• เจ้าของข้อมูล (Data Owners) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่รับผิดชอบดูแลข้อมูลโดยตรง สร้างความมั่นใจได้ว่าการบริหารจัดการข้อมูลสอดคล้องกับนโยบาย มาตรฐาน กฎระเบียบ หรือกฎหมาย
• ทีมบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Team) มีหน้าที่หลักในการบริหารจัดการข้อมูล
• ผู้ใช้ข้อมูล (Data Users) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่นําข้อมูลไปใช้งานทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร และสนับสนุนธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐโดยการให้ความต้องการในการใช้ข้อมูล

ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ประเด็นที่ต้องการนำเสนอให้พิจารณาคือ การกำหนดบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการที่จะกํากับดูแลการดําเนินการขั้นต่อๆ ไปของข้อมูลให้เป็นไปตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลให้เป็นไปอย่างราบรื่น บรรลุผล สะดวกต่อการปรับปรุงเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ เช่น นโยบายเปลี่ยน เทคโนโลยีเปลี่ยน เป็นต้น

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : ก้าวสู่ Data-Driven Organization ด้วยธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

ถ้าจะเกริ่นนำอ้างไปถึง พระราชบัญญัติการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562 กำหนดให้หน่วยงานของรัฐจัดให้มีการบริหารงานภาครัฐและการจัดทำบริการสาธารณะเป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และตอบสนองต่อการให้บริการและการอำนวยความสะดวกแก่ประชาชน รวมทั้งกำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดให้มีการบริหารจัดการและการบูรณาการข้อมูลภาครัฐและการทำงานให้มีความสอดคล้องกันและเชื่อมโยงเข้าด้วยกันอย่างมั่นคงปลอดภัยและมีธรรมาภิบาล (รายละเอียดเพิ่มเติม คลิก https://bit.ly/3QrcJcu ราชกิจจานุเบกษา ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่องธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ) แม้จะเป็นความจริง แต่หลายคนคงจะมีคำถามตามมาว่า “แล้วจะต้องทำอย่างไร จะยุ่งยากไหม ทำได้จริงหรือ ถ้าทำแล้วจะดีอย่างไร 

หันมามองทางนี้ โดยเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานให้ข้อมูลทำงานได้อย่างสอดคล้อง เชื่อมโยงเข้าด้วยกันอย่างมั่นคงปลอดภัยและมีธรรมาภิบาล

เรามาเริ่มไขข้อข้องใจอย่างเป็นขั้นเป็นตอนกันดีกว่า

ธรรมาภิบาลต้องสอดคล้องยุทธศาสตร์

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ควรสอดคล้องกับยุทธศาสตร์องค์กร เพื่อจะได้ใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อนองค์กรให้สอดคล้องกับพันธกิจองค์กร

ธรรมาภิบาลข้อมูล จัดเป็นโครงการระดับใหญ่ที่ทุกองค์กรควรดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการดูแลรักษาข้อมูล และผลลัพธ์ที่ได้นอกจากระบบข้อมูลที่โปร่งใสแล้ว ยังช่วยลดวัฒนธรรมการหวงแหนข้อมูลในองค์กร ทำให้การวิเคราะห์ หรือใช้ประโยชน์จากข้อมูล เป็นไปได้สะดวก และรวดเร็วขึ้น

ผู้เกี่ยวข้องหลายส่วน-CEO ต้องนั่งประธาน

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ มีผู้เกี่ยวข้องหลายส่วน (รายละเอียดเพิ่มเติม น.7-9 คลิก https://bit.ly/3d6JGNc) ซึ่งต้องกำหนดบทบาทให้ชัดเจน เพื่อความคล่องตัวเวลาปฏิบัติ (ดูตัวอย่าง โครงสร้างของบุคลากรที่รับผิดชอบในธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ น. 33-34 https://bit.ly/3QrcJcu, กฟภ. คลิก https://bit.ly/3Ci7k3M, สสช. คลิก https://bit.ly/3SXRFN2) ประกอบด้วย

• คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Council) ผู้บริหารระดับสูงสุดของหน่วยงาน (CEO) ควรทำหน้าที่เป็นประธานของคณะกรรมการ เพื่อสร้างความเชื่อถือของการดำเนินงาน
• ผู้บริหารข้อมูลระดับสูง (Chief Data Officer) ผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านข้อมูลของหน่วยงาน ควรเป็นเลขาของคณะกรรมการ
• ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) ทำหน้าที่รับผิดชอบในการนิยามความต้องการด้านคุณภาพ รักษาความเป็นส่วนบุคคล และความมั่นคงปลอดภัย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ข้อมูลที่อาจได้รับมาจากผู้ใช้ข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแก่บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards) ทำหน้าที่ดำเนินการเรื่องคุณภาพข้อมูล
• ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders)

ธรรมาภิบาลข้อมูลหนุน Data-Driven

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ เป็นการกำหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้เสียในการบริหารจัดการข้อมูลภาครัฐทุกขั้นตอน เพื่อให้การได้มาและการนำข้อมูลของหน่วยงานของรัฐไปใช้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน รักษาความเป็นส่วนบุคคล และสามารถเชื่อมโยงแลกเปลี่ยน และบูรณาการระหว่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและมั่นคงปลอดภัย โดยใช้ข้อมูลเป็นหลักในการบริหารงานภาครัฐและการบริการสาธารณะ

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูล (Data Management) โดยเป็นกลไกในการกำหนดทิศทาง ควบคุม และทวนสอบการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อให้หน่วยงานได้ดำเนินการบริหารจัดการข้อมูลตามนโยบาย กฎ ระเบียบ หรือข้อบังคับที่ได้กำหนดไว้

แน่นอนว่า ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐที่ดีย่อมก่อให้เกิดการบริหารจัดการข้อมูลที่ดี ส่งผลให้ข้อมูลมีความมั่นคงปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นด้านการรักษาความลับ การเข้าถึงข้อมูล รวมถึงการรักษาความเป็นส่วนบุคคล เป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีคุณค่าทางเศรษฐกิจและสังคม และมีความคุ้มทุนต่อการดำเนินงาน

การทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐก็เพื่อให้การก้าวไปสู่การเป็นหน่วยงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-driven Organization) ซึ่งเกี่ยวข้องกับด้านต่างๆ คือ การปฏิบัติตามกฎหมาย การสร้างความเชื่อมั่นในข้อมูลที่ออกจากองค์กรสู่สาธารณะ การใช้ข้อมูลทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้เสียเพื่อสร้างนวัตกรรม รวมถึงความโปร่งใสและการสร้างการมีส่วนร่วมบรรลุผลนั่นเอง (รายละเอียดเพิ่มเติม น.3 คลิก https://bit.ly/3d6JGNc)

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูล ครอบคลุมตั้งแต่การกำกับดูแลข้อมูล โดยต้องบริหารจัดการข้อมูลผ่านการกำหนดนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอย่างมีระบบ ตั้งแต่การเกิดของข้อมูล การจัดเก็บ การวิเคราะห์ การทำลาย การเข้าถึง การรักษาความปลอดภัย และการนำไปใช้ โดยให้ความสำคัญทั้งในมุมกระบวนการ บุคลากร และเทคโนโลยี

การธรรมภิบาลข้อมูลมีขึ้นเพื่อจัดทำให้ข้อมูลของหน่วยงานเป็นข้อมูลที่ดี เพื่อใช้ประโยชน์ในมิติต่างๆ ทั้งในแง่ใช้บูรณาการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น (Data Integration) เปิดเผยข้อมูลสู่ประชาชน และวิเคราะห์เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในมิติต่างๆ (Data Analytics) นำไปสู่การตัดสินใจเชิงนโยบายบนพื้นฐานของข้อมูล บริการที่มีคุณภาพ สะดวกรวดเร็ว และมั่นคงปลอดภัย ความถูกต้องของข้อมูล ส่งผลต่อความพึงพอใจสำหรับภาคธุรกิจและประชาชน และยกระดับการบริหารงานและการให้บริการประชาชน

มี Data Policy กำกับ

การดำเนินการธรรมาภิบาลข้อมูลต้องมีนโยบายข้อมูล (Data Policy) มากำกับดูแลชุดข้อมูลแต่ละชุด โดยมี Policy Template หรือแนวปฏิบัติเป็น Template ให้หน่วยงานนำไปใช้ เพื่อทำให้ข้อมูลมีคุณภาพ

นอกจากนี้ ต้องเข้าใจตรงกันว่า ข้อมูลที่จะบริหารจัดการนั้น ต้องได้รับการจัดหมวดหมู่เพื่อให้มองเห็นภาพรวม โดยแบ่งเป็น 4 หมวดหมู่ (Data Category) คือ ข้อมูลสาธารณะ ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลความลับทางราชการ และข้อมูลความมั่นคง

ทั้งนี้ ข้อมูลสาธารณะ คือข้อมูลที่เปิดเผยได้ นำไปใช้ได้อย่างอิสระ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

ขณะที่ข้อมูลที่ต้องได้รับการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือเป็นข้อมูลอ่อนไหว (Sensitive Data) มีชั้นความลับเพื่อคุ้มครองความเป็นส่วนตัว (Privacy) หรือความปลอดภัย (Security) ของบุคคลหรือองค์กร แบ่งเป็น 5 ชั้น คือ ชั้นเปิดเผย (Open) ชั้นเผยแพร่ภายในองค์กร (Private) ชั้นลับ (Confidential) ชั้นลับมาก (Secret) และชั้นลับที่สุด (Top Secret) (รายละเอียด 5 ชั้นความลับ ตามมาตรฐาน มสพร. X-2565 ว่าด้วยร่างหลักเกณฑ์การจัดชั้นความลับและแบ่งปันข้อมูลภาครัฐ คลิก https://bit.ly/3ppmWea)

หลังจากจัดหมวดหมู่ข้อมูล จะต้องจัดทำชุดข้อมูลดิจิทัล หรือเมทาดาตา (Metadata) ซึ่งคือ ข้อมูลที่ใช้กำกับและอธิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอื่น เพื่อสร้างความเข้าใจต่อข้อมูลมากยิ่งขึ้น โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ เมทาดาตาเชิงธุรกิจ (Business Metadata) และเมทาดาตาเชิงเทคนิค (Technical Metadata)

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการบริหารจัดการข้อมูลควรทราบถึงองค์ประกอบในการบริหารจัดการตลอดทั้งระบบบริหารและกระบวนการจัดการข้อมูล หรือวงจรชีวิตของข้อมูล ซึ่งก็คือ “ลำดับขั้นตอนของข้อมูล ตั้งแต่เริ่มสร้างข้อมูลไปจนถึงการทำลายข้อมูล” (รูปที่ 3 น.15 คลิก https://bit.ly/3QrcJcu) ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน คือ

1. กระบวนการสร้างข้อมูล (Create) เป็นการสร้างข้อมูลขึ้นมาใหม่
2. กระบวนการจัดเก็บข้อมูล (Store) 
3. กระบวนการใช้ข้อมูล (Use) 
4. กระบวนการเผยแพร่ข้อมูล (Publish)
5. กระบวนการจัดเก็บข้อมูลถาวร (Archive)
6. กระบวนการทำลายข้อมูล (Destroy)

สรุปว่า การจะพัฒนาระบบข้อมูลที่สำคัญของภาครัฐให้เป็นไปอย่างมีธรรมาภิบาลและมีประโยชน์ ล้วนต้องผ่านการกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนและบูรณาการข้อมูลของหน่วยงานของรัฐอย่างเป็นระบบ ตลอดจนการพัฒนาศูนย์กลางข้อมูลเปิดภาครัฐ เพื่อให้ประชาชนเข้าถึงและใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสิ่งนี้จะกลายเป็นคุณค่าสูงสุดของการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐนั่นเอง

หนทางสู่การจัดการข้อมูลแบบบูรณาการ ช่วยหน่วยงานรัฐใช้ข้อมูลที่มีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ คิด-ทำ-นำกรอบมาใช้…ให้สัมฤทธิ์ผล

เรากำลังอยู่ในยุคที่ “ข้อมูล” เป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนพลวัตรต่างๆ ทางสังคมและเศรษฐกิจ ตั้งแต่ระดับจุลภาคไปจนถึงระดับมหภาค ข้อมูลจึงกลายมาเป็นทรัพย์สินอันมีค่าของหน่วยงาน แต่ตลอดช่วงหลายปีที่ผ่านมาเราต่างอยู่ในช่วงของการเรียนรู้เกี่ยวกับการใช้ประโยชน์จากข้อมูล จึงอาจทำให้มีปัญหากับการนำข้อมูลมาใช้งานให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หน่วยงานภาครัฐ ซึ่งเป็นองค์กรที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นหลัก และมีการสะสมข้อมูลในองค์กรอย่างมหาศาล ซึ่งหากไม่มีการจัดการข้อมูลที่ดีแล้วคงเป็นไปได้ยากที่จะนำข้อมูลที่มีเหล่านั้นมาใช้งานให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุดต่อประเทศชาติ

ข้อมูลยุ่งเหยิง ปัญหาที่นำมาสู่ทางออก

เมื่อหน่วยงานภาครัฐมีข้อมูลในองค์กรเป็นจำนวนมากขึ้นๆ มักพบว่าปัญหาหลักๆ ที่เกิดขึ้น คือ

1. การซ้ำซ้อนของข้อมูล เป็นธรรมดาเมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลเป็นจำนวนมากแล้วจะมีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน แต่ถูกจัดเก็บแยกกันเพื่อใช้ในกิจการคนละประเภทกัน ทั้งที่จริงแล้วสามารถใช้ข้อมูลชุดเดียวกันได้ เหตุการณ์นี้ทำให้เปลืองทรัพยากรระบบโดยใช่เหตุ และสร้างความสับสนให้กับผู้ใช้ข้อมูล ไม่รู้ว่าข้อมูลชุดไหนเป็นปัจจุบันที่สุด
2. คุณภาพของข้อมูล เป็นเรื่องความถูกต้องของข้อมูล ความครบถ้วน และความเป็นปัจจุบันของข้อมูล เมื่อมีข้อมูลเป็นปริมาณมากแต่ไม่มีการบริหารจัดการที่ดี จะไม่มีทางรู้ได้เลยว่า ข้อมูลใดถึงเวลาที่ควรจะต้องอัปเดตหรือข้อมูลชุดใดไม่ครบถ้วนสมบูรณ์
3. การเปิดเผยข้อมูล บางข้อมูลอาจไม่สามารถเปิดเผยให้หน่วยงานอื่นนำไปใช้ได้ ขณะที่บางชุดข้อมูลไม่เป็นความลับและสามารถอนุญาตให้หน่วยงานอื่นใช้ประโยชน์ได้ แต่อาจยังติดอยู่ที่นโยบายการทำงานบางประการ ทำให้ไม่เกิดการแบ่งปันข้อมูล หรือกระบวนการขอใช้ข้อมูลยุ่งยากเกินไป จนทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลชุดนั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
4. ความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล ระบบจัดเก็บข้อมูลล่ม ข้อมูลรั่ว ข้อมูลหาย หรือแม้แต่การนำข้อมูลไปใช้ทางที่ผิด (ทั้งกฎหมาย และศีลธรรม) ล้วนแล้วแต่เป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้กับหน่วยงานที่มีข้อมูลมหาศาลแต่ดูแลไม่ทั่วถึง เมื่อข้อมูลเป็นสิ่งมีค่าย่อมควรที่จะได้รับการปกป้องให้มีความปลอดภัย แต่เมื่อต้องแบ่งปันเพื่อการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุด จึงควรต้องมีนโยบายการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลที่ดี

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐช่วยได้

ปัญหาข้างต้นที่กล่าวมาเกิดจาก ขาดการวางแผนบริหารจัดการข้อมูลทั้งระบบแบบบูรณาการ และขาดการวางแผนจัดการวงจรชีวิตข้อมูล รวมถึงอุปสรรคด้านกฎระเบียบต่างๆ ในการใช้หรือขอใช้ข้อมูลในองค์กร ทำให้หลายหน่วยงานเกิดสารพัดปัญหาและไม่สามารถนำข้อมูลที่มีในองค์กรมาใช้ประโยชน์ในระดับงานบริหารเชิงนโยบายได้ ทางออกคือ การจัดทำ “ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ”

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ คือ การกำหนดสิทธิในการตัดสินใจและความรับผิดชอบ ในการส่งเสริมให้เกิดกระบวนการจัดทำ การใช้งาน และการบริหารจัดการข้อมูล รวมถึงกระบวนการที่กำหนดบทบาท นโยบาย และมาตรฐาน ที่ช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานเกี่ยวกับข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งส่งผลให้หน่วยงานสามารถบรรลุเป้าหมายได้

ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐที่ดี จะก่อให้เกิดการจัดการข้อมูลที่ดี ส่งผลให้ข้อมูลมีความมั่นคงปลอดภัย มีคุณภาพ มีคุณค่าทางเศรษฐกิจและสังคม และมีความคุ้มทุนต่อการดำเนินงาน

“กระบวนการกำกับดูแลข้อมูล” เรื่องนี้ต้องรู้ก่อนทำ

ในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐให้ประสบความสำเร็จประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก ได้แก่ 1) การกำหนดผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อให้มีการขับเคลื่อนการดำเนินการต่างๆ ภายในหน่วยงาน และ 2) กระบวนการกำกับดูแลข้อมูล เพื่อกำหนดวิธีการบริหารจัดการข้อมูลในหน่วยงาน

ในบทความนี้จะเจาะลึก “กระบวนการกำกับดูแลข้อมูล” ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

1. การกำหนดผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง โดยจัดตั้งคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ที่ประกอบด้วยคณะผู้บริหารระดับสูงจากส่วนต่างๆ เป็นผู้กำหนดนโยบายของหน่วยงาน และทีมบริกรข้อมูล (Data Steward) เป็นผู้ขับเคลื่อนนโยบายจากคณะกรรมการฯ สู่การปฏิบัติภายในหน่วยงาน รวมไปถึงการกำหนดผู้รับผิดชอบด้านข้อมูล เช่น เจ้าของข้อมูล ผู้ใช้ข้อมูล ฝ่ายสารสนเทศ เพื่อให้หน่วยงานสามารถจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลได้จริง
2. การกำหนดกระบวนการบริหารจัดการข้อมูล เป็นการกำหนดกรอบและแนวทางเพื่อบริหารจัดการข้อมูลในหน่วยงาน โดยเริ่มตั้งแต่ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง และรายงานผลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งต้องมีการกำหนดนโยบายและแนวปฏิบัติ มาตรฐาน นิยาม หลักเกณฑ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

ทั้งนี้ เพื่อผลักดันให้เกิดการดำเนินการตามกระบวนการกำกับดูแลข้อมูล ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องจะต้องดำเนินการ ดังนี้

• ร่างนโยบายการบริหารจัดการข้อมูล:  การร่างนโยบายเป็นขั้นตอนการวางแผน ประกอบด้วยกรอบการบริหารจัดการข้อมูลตามวงจรชีวิตข้อมูล การแต่งตั้งผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง โดยทีมบริกรข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ จะเป็นผู้เสนอร่างนโยบายฯ นี้ต่อคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล
• การกำหนดนโยบาย: คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูลจะเป็นผู้พิจารณาความเหมาะสมของการกำหนดนโยบาย เพื่อให้สอดคล้องตามทิศทางการดำเนินการของหน่วยงาน และขับเคลื่อนลงไปสู่การปฏิบัติ
• การควบคุม: เจ้าของข้อมูลจะเป็นผู้กำหนดแนวทางการใช้ข้อมูลหลัก โดยแนวทางการใช้ข้อมูลจะต้องสอดคล้องกับแนวนโยบายฯ โดยผู้ใช้ข้อมูลจะต้องปฏิบัติตามแนวทางดังกล่าว และฝ่ายสารสนเทศจะต้องสนับสนุนการดำเนินการของเจ้าข้อมูล ทั้งนี้ เจ้าของข้อมูลต้องมีการรายงานการใช้ข้อมูลไปยังทีมบริกรด้วย
• การตรวจสอบ: ทีมบริกรข้อมูลจะเป็นผู้ตรวจสอบว่า มีการดำเนินการที่สอดคล้องกับนโยบายฯ และแนวทางการใช้ข้อมูลหรือไม่ และควรมีการปรับปรุงอย่างไร
• รายงานผลการตรวจสอบ: เมื่อมีการตรวจสอบจากเจ้าของข้อมูล ทีมบริกรข้อมูลสรุปปัญหา อุปสรรค และแนวทางแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการข้อมูล และรายงานต่อคณะกรรมการฯ
• ปรับปรุง: คณะกรรมการฯ ดำเนินการพิจารณาผลการตรวจสอบ และนำมาปรับปรุงแนวนโยบายและแนวทางการบริหารจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อได้รู้เรื่อง “กระบวนการกำกับดูแลข้อมูล” ทำให้เริ่มเห็นแนวทางแล้วว่าอะไรควรปฏิบัติอย่างไร จากนั้นก็จะสามารถเข้าสู่การวางแผนด้านการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลต่อไป ซึ่งในบทความนี้ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สพร. หรือ DGA ได้ขอนำเสนอขั้นตอนการดำเนินงาน 10 ขั้นตอนเอาไว้ให้เป็นแนวปฏิบัติ  

บันได 10 ขั้นสู่ความสำเร็จ

ขั้นตอนในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐในองค์กรให้ประสบความสำเร็จ ประกอบไปด้วย

1. จัดตั้งคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล และคณะทำงานทีมบริกรข้อมูล โดยคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ควรเป็นผู้บริหารระดับสูงจากด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ CEO, CIO, CDO, CSO ซึ่งประธานคณะกรรมการฯ ควรเป็น CEO ส่วนคณะทำงานทีมบริกรข้อมูล (Data Steward) เป็นคณะบุคคล ที่ทำหน้าที่ดำเนินการเชิงปฏิบัติ มีตัวแทนจากฝ่ายต่างๆ ในองค์กรเข้ามาร่วมทำงาน
2. กำหนดยุทธศาสตร์ พันธกิจของหน่วยงาน เป็นการกำหนดทิศทางในการจัดทำธรรมาภิบาล และกำหนดโครงสร้างเบื้องต้น ว่าควรมุ่งเน้นพัฒนา แก้ไขปัญหาด้านใด และมีความต้องการเพิ่มเติมในด้านใด
3. กำหนดนโยบายธรรมาภิบาลข้อมูล โดยกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของธรรมาภิบาลข้อมูล เป็นการระบุเป้าหมายในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ เพื่อกำหนดแนวทางกำกับดูแลข้อมูล แนวทางประเมินผล รวมถึงกลยุทธ์การจัดหาเงินทุน ที่ใช้ในกระบวนการกำกับดูแลข้อมูล
4. นิยามข้อมูลและระบุกฎเกณฑ์ ในขั้นตอนนี้เป็นการนิยามชุดข้อมูล และเลือกชุดข้อมูลที่จะจัดทำธรรมาภิบาล เพื่อกำหนดหมวดหมู่ข้อมูล ชั้นความลับ ข้อมูลส่วนบุคคล และการกำหนดนโยบายและแนวปฏิบัติต่อข้อมูลดังกล่าว รวมไปถึงการสร้างมาตรฐานของข้อมูล การให้นิยามข้อมูล เพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน
5. กำหนดตำแหน่งบริกรข้อมูล ทำหน้าที่ วางแผนการดำเนินงาน ให้ข้อเสนอแนะที่สอดคล้องกับนโยบายธรรมาภิบาลข้อมูล เป้าประสงค์ ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของข้อมูล รวมถึงตรวจสอบการดำเนินงานตามนโยบายธรรมาภิบาลข้อมูล และรายงานผลต่อคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล
6. ระบุผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง หรือ ผู้มีส่วนได้เสียเกี่ยวกับข้อมูล คือ กลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล เช่น เจ้าของข้อมูล ทีมบริหารจัดการข้อมูล ผู้สร้างข้อมูล ผู้ใช้ข้อมูล
7. กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ กำหนดตำแหน่งงานหรือฝ่ายงานที่ทำหน้าที่ต่างๆ เกี่ยวข้องกับข้อมูลอย่างชัดเจน
8. กำหนดสิทธิในการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูล เป็นการกำหนดตัวบุคคลหรือตำแหน่งงานที่สามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง และมีระดับการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลนั้นอย่างไร
9. กระบวนการควบคุม กำหนดกระบวนการควบคุมการนำข้อมูลไปใช้เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม
10. จัดตั้งสำนักงานธรรมาภิบาลข้อมูล เพื่อทำหน้าที่กำกับดูแลกระบวนงานบริหารจัดการข้อมูลสำหรับคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล และสนับสนุนกิจกรรมทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับธรรมาภิบาลข้อมูล เช่น การรวบรวมและรายงานผลการชี้วัดให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในข้อมูล เป็นต้น

แต่อย่างไรก็ตามในแผนปฎิบัติก็ความจะต้องตระหนักถึง ปัญหาอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นด้วย

9 จุดปัญหา ทำให้ไปไม่ถึงฝัน

รู้หนทางแห่งความสำเร็จแล้วลองมาดูหนทางแห่งปัญหาอุปสรรคกันบ้าง เพื่อจะได้หลีกเลี่ยงหนทางนี้เสีย

1. ให้ฝ่ายไอทีขององค์กรเป็นแกนนำ เป็นข้อผิดพลาดแรกที่ร้ายแรงที่สุด เกิดจากความเข้าใจผิดว่าเป็นงานของฝ่ายไอที หากต้องการให้การทำธรรมาภิบาลข้อมูลสำเร็จต้องให้ฝ่ายบริหารเป็นแกนนำ
2. ไม่เข้าใจวุฒิภาวะของหน่วยงาน ไม่รู้ว่าหน่วยงานมีความสามารถในการเรียนรู้และปรับปรุงเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานในเชิงบูรณาการระดับใด
3. ให้ความสำคัญกับการทำธรรมาภิบาลข้อมูลแค่ระดับ “โปรเจ็กต์” แค่นี้ไม่เพียงพอ ต้องเป็นระดับ “นโยบาย”
4. เกิดความคลาดเคลื่อนทางกลยุทธ์ หลุดจากแผนระหว่างการดำเนินการ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้จะต้องมีความชัดเจนว่า เหตุใดหน่วยงานจึงตัดสินใจทำธรรมาภิบาลข้อมูลตั้งแต่แรก และการทำธรรมาภิบาลข้อมูลช่วยให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ได้อย่างไร
5. ไม่เข้าใจภูมิทัศน์ข้อมูลในองค์กร ไม่รู้ว่าการทำงานของข้อมูลในองค์กรเป็นอย่างไร ไม่รู้ขั้นตอนวงจรชีวิตของข้อมูลในองค์กรตนเอง
6. ความล้มเหลวในการกำหนดกรอบการทำงาน สาเหตุหลักมักเนื่องมาจากการไม่ได้กำหนดตัวผู้รับผิดชอบหลัก รวมไปถึงกำหนดตัวผู้รับผิดชอบที่ไม่เหมาะสมกับงาน
7. เข้าใจว่าเป็นการพยายามทำเพื่อให้สำเร็จในครั้งเดียว เพราะแท้จริงแล้วการทำธรรมาภิบาลข้อมูลเป็นการเปลี่ยนแปลงแนวคิดและวิธีการทำงานกับข้อมูล การรักษาธรรมาภิบาลข้อมูลในองค์กรจึงต้องเป็นการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ธรรมาภิบาลข้อมูลไปตลอด
8. ใช้แค่การทำเช็คลิสต์แล้วทำเครื่องหมายถูกลงในช่องเพื่อให้ผ่านกระบวนการ การคิดแค่ว่าทำให้ครบตามสเปกที่ได้มาแค่นั้นไม่เพียงพอ ต้องอาศัยการเปลี่ยนแปลงความคิดความเข้าใจของเจ้าหน้าที่ทั้งหน่วยงานที่มีต่อการใช้ข้อมูลร่วมด้วย
9. คิดว่า “อุปกรณ์” หรือ “เครื่องมือ” จะเป็นคำตอบแห่งความสำเร็จ สิ่งเหล่านี้เป็นแค่ส่วนประกอบหนึ่งเท่านั้น สิ่งสำคัญยิ่งกว่าคือ ความรู้ความเข้าใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับข้อมูลทั้งหมดต่างหากที่จะเป็นแรงผลักดันให้จัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลหน่วยงานภาครัฐได้สำเร็จ

กรณีศึกษา Step by Step จัดทำนำกรอบมาใช้

กรณีศึกษาสำหรับในบทความนี้ DGA มาเล่าถึง Step by Step ในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐในระดับกรม โดยแบ่งขั้นตอนออกเป็น 3 Step คือ 1. เลือกชุดข้อมูล ทำ Metadata กำหนดนโยบาย 2. ปฏิบัติตามนโยบาย 3. ประเมินคุณภาพข้อมูลแล้ววนกลับที่เดิม

• Step 1 เลือกชุดข้อมูล ทำ Metadata กำหนดนโยบาย 
  • แต่งตั้งคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (ออกเป็นหนังสือคำสั่งของกรมฯ)
  • แต่งตั้งคณะทำงานทีมบริกรข้อมูล (ออกเป็นหนังสือคำสั่งของกรมฯ)
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลทำการร่างนโยบายข้อมูล
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลดำเนินการเลือกชุดข้อมูล และจัดทำ Metadata
  • นำร่างนโยบายข้อมูลและ Metadata เสนอต่อคณะกรรมการฯ เพื่อให้ความเห็นชอบ
  • อธิบดีกรมฯ ลงนามประกาศใช้นโยบายข้อมูล (ออกเป็นหนังสือคำสั่งของกรมฯ)
• Step 2 ปฏิบัติตามนโยบาย
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลจัดทำแผนปฏิบัติ (แผนจะต้องทำตามนโยบายข้อมูลที่ระบุไว้)
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลดำเนินการตามแผนปฏิบัติ
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบายข้อมูล (เมื่อได้ดำเนินการไปแล้วในระดับหนึ่ง)
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลทำการประเมินผลการตรวจสอบ
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลจัดทำรายงานผลการประเมินคุณภาพข้อมูล
• Step 3 ประเมินคุณภาพข้อมูลแล้ววนกลับที่เดิม
  • คณะทำงานทีมบริกรข้อมูลนำเสนอรายงานผลการประเมินคุณภาพข้อมูล ต่อคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล
  • คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ทำการพิจารณา หากมีจุดปัญหาให้ทบทวน ปรับปรุง ทำใหม่ให้ดีกว่าเดิม
  • คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ส่งเสริมให้เกิดธรรมมาภิบาลข้อมูลอย่างยั่งยืน

ทั้ง 3 Step ที่กล่าวมานี้แม้จะทำครบทุกขั้นตอนแล้ว ก็ควรจะต้องวนกลับมาทำกันอีก เพื่อให้เกิดการปรับปรุง และพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น

ปัจจัยแห่งความสำเร็จ

แม้ว่าหนทางการไปสู่การทำธรรมาภิบาลข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐจะดูท้าทายและไม่ง่ายนัก แต่ใช่ว่าจะเป็นเรื่องยากเกินกำลัง ปัจจัยหลักที่ทำให้หน่วยงานภาครัฐบรรลุเป้าหมายของการทำธรรมาภิบาลข้อมูลได้สำเร็จคือ ความแน่วแน่ขององค์กร ซึ่งผู้บริหารหน่วยงานต้องมีความเข้าใจ ให้การสนับสนุน และเป็นแกนนำด้วยตนเอง

อีกประเด็นที่สำคัญ ควรต้องกำหนดเป็นนโยบาย และตั้งเป็น OKR (Objective and Key Results) ขององค์กร เพื่อกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ทุกระดับชั้นร่วมด้วยช่วยกัน ผลักดันจนจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลได้สำเร็จลุล่วง และทุกคนในหน่วยงานตระหนักรู้ถึงความสำคัญของการบริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ และให้ความร่วมมือในการดำเนินเพื่อรักษาธรรมาภิบาลข้อมูลที่ดีของหน่วยงานสืบเนื่องไป

การจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้เชื่อว่าพอจะเป็นแนวทางให้หน่วยงานใดๆ ได้รู้แล้วว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ต้องทำอะไรบ้าง พร้อมกับสามารถจับแนวปฏิบัติมาดำเนินการได้ ซึ่งจะทำให้เกิดมุมมองว่า การทำธรรมมาภิบาลข้อมูล ไม่ใช่เรื่องยากที่จะเกินความสามารถอีกต่อไป

ในยุคที่โลกขับเคลื่อนด้วยข้อมูล องค์กรที่มีข้อมูลเป็นสินทรัพย์ (Data as an Asset) จะต้องพิจารณาว่าต้องใช้สินทรัพย์อย่างไรให้ได้ประโยชน์สูงสุด เพื่อยกระดับการให้บริการที่ตอบสนองต่อผู้ใช้บริการ เพิ่มความสามารถในการจัดการกับข้อมูลให้มีคุณภาพเพื่อนำมาวิเคราะห์ กำหนดนโยบายที่เสริมการทำงาน ก็จะทำให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ปัจจุบันมีแนวคิดที่ให้ความสำคัญในการจัดการสินทรัพย์ด้านข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ มีความถูกต้อง ปลอดภัย โดยแนวคิดนั้นเรียกว่า Data Governance หรือ การธรรมาภิบาลข้อมูล วันนี้เราจะมาทำความรู้จัก เพื่อให้เข้าใจความสำคัญว่า เพราะอะไรสิ่งนี้ถึงจำเป็นต่อโลกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในปัจจุบัน

Data Governance or Data Management?

สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ให้คำจำกัดความของการธรรมาภิบาลข้อมูลว่า  “การกำหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบในการบริหารจัดการข้อมูล ตั้งแต่การจัดทำ การจัดเก็บ การจำแนกหมวดหมู่ การประมวลผลหรือใช้ข้อมูล การเปิดเผยข้อมูล การตรวจสอบ รวมถึงการทำลาย พร้อมกับการกำหนดมาตรการในการควบคุมและพัฒนาคุณภาพของข้อมูลให้มีความถูกต้อง พร้อมใช้ และทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันรวมทั้งกฎเกณฑ์ต่างๆในการอนุญาตให้เข้าถึงและใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ชัดเจนมีมาตรการความมั่นคงปลอดภัย และไม่ให้มีข้อมูลส่วนบุคคลถูกละเมิดเกิดขึ้น”สิ่งที่ต้องทำความเข้าใจไปพร้อมกับ Data Governance ก็คือคำว่า การจัดการข้อมูล (Data Management)  ทั้งสองคำนี้มีความเชื่อมโยงและใกล้เคียงกัน โดยสามารถแยกได้ดังนี้

Data Management จะเป็นการจัดการกับข้อมูล การทำให้ข้อมูลมีคุณภาพ สามารถนำข้อมูลที่จัดการมาวิเคราะห์ได้ แต่การธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance) จะเป็นการกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่า การจัดการข้อมูล จะถูกดำเนินการอย่างเหมาะสมภายใต้กลยุทธ์ของการธรรมาภิบาลข้อมูล เพื่อให้มีประสิทธิภาพ ถูกต้องตามกฎหมาย และเป็นไปตามแนวทางในการบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

ยึดรูปแบบการทำงานด้วย Framework

การธรรมาภิบาลข้อมูลก็คือการกำหนดทิศทางที่จะทำให้ข้อมูลมีคุณภาพที่ดีขึ้น ดังนั้นควรมีการกำหนดนโยบายเพื่อวางกรอบ (Framework) ให้เป็นหลักยึดในการดำเนินงาน สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ได้มีการกำหนดหลักยึดเพื่อปฏิบัติงาน โดยจะพิจารณาตามแนวทางดังนี้

• Policy & Standard คือ การกำหนดนโยบายและมาตรฐานในการจัดเก็บข้อมูล รวมไปถึงการทำนิยามต่างๆ เพื่อให้เข้าใจร่วมกัน เช่น การจัดทำเมทาดาตาของชุดข้อมูลสำคัญของหน่วยงาน เป็นต้น

• Privacy & Compliance คือ การกำหนดนโยบายความเป็นส่วนตัวในการเก็บข้อมูล โดยกระบวนการจัดการกับข้อมูลไม่ใช่แค่การนำข้อมูลมาใช้ทันที แต่ต้องพิจารณาในเรื่องนโยบายความเป็นส่วนตัวด้วย ในประเทศไทยได้ปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA)
• Role & Responsibility คือ การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบบุคลากรในหน่วยงาน ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลในระดับขั้นใด เป็นต้น
• Process คือ กระบวนการในการดำเนินการเพื่อจัดการข้อมูล เป็นวิธีการทำงานที่กำหนดให้ปฎิบัติร่วมกัน
• Guideline คือ แนวทางที่กำหนดขึ้นมาเพื่อให้การทำงานเป็นไปแนวทางเดียวกัน

การกำหนดกรอบนั้นไม่มีหลักตายตัว ซึ่งขึ้นอยู่กับกลยุทธ์และนโยบายความต้องการขององค์กรนั้นๆ ที่ต้องทราบว่าจะจัดการกับข้อมูลที่มีอย่างไร

หลักการการจัดทำ “การธรรมาภิบาลข้อมูล” ควรคำนึงถึงเรื่องใดบ้าง

1.ความสะดวกสบาย

ปัจจุบันการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลนั้นหน่วยงานภาครัฐบางส่วนมีคลังข้อมูลที่เป็นเอกสารกระดาษจำนวนมาก เมื่อต้องการส่งต่อ แลกเปลี่ยน หรือเก็บรักษาอาจจะดูแลได้ยาก ซึ่งทางภาครัฐก็ไม่ได้นิ่งนอนใจ จึงได้มีการกำหนดการทำธรรมาภิบาล ให้อยู่ในพระราชบัญญัติการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล

ในการทำธรรมาภิบาลข้อมูล จะทำให้ข้อมูลที่เอามาจัดการเป็นข้อมูลที่ดี คือมีความปลอดภัย มีการคุ้มครองส่วนบุคคล และเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ สิ่งเหล่านี้ช่วยทำให้ข้อมูลที่ได้นั้นสามารถนำไปเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานอื่น (Data Intergration) ส่งผลให้เกิดการให้บริการเป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และประชาชนก็จะสามารถเชื่อมั่นได้ว่าข้อมูลที่ได้รับมีความถูกต้อง

จากภาพประกอบ จะเห็นว่าการธรรมาภิบาลข้อมูล ที่จะมีขั้นตอนการสร้างคำอธิบายชุดข้อมูล และ ชุดข้อมูล (Metadata Management, Data Catalog) ก็จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน โดยเฉพาะร่นระยะเวลาการสืบค้นข้อมูล จากแต่ก่อนการสืบค้นข้อมูลที่กระจัดกระจายไม่ได้มีการธรรมาภิบาลข้อมูล ก็จะต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลที่ตรงกับความต้องการ และอาจจะเสียเวลาในการสอบถามหน่วยงานเจ้าของข้อมูล แต่ถ้ามีการทำบัญชีข้อมูล อันเป็นหนึ่งในกระบวนการธรรมาภิบาลข้อมูล ก็จะช่วยลดระยะเวลาในการสืบค้น สามารถนำเวลาที่มีเพิ่มเติมไปใช้ในการวิเคราะห์เพื่อกำหนดนโยบายหรือสร้างนวัตกรรมจะดีกว่า เรียกได้ว่า อำนวยความสะดวกให้ทั้งผู้ให้บริการ และผู้รับบริการเลยทีเดียว

2.ความจริงใจและโปร่งใส

ประเทศไทย ได้ให้ความสำคัญกับการเปิดเผยข้อมูลของภาครัฐว่าเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ดังรัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทย พ.ศ. 2560 ได้ระบุในมาตราที่ 56 ว่ารัฐจะต้องเปิดเผยข้อมูลหรือข่าวสารสาธารณะในครอบครอง พระราชบัญญัติการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562 หรือที่เรียกว่า พรบ.รัฐบาลดิจิทัล 2562 นั้นได้มีการกำหนดให้หน่วยงานของรัฐจะต้องจัดทำข้อมูลที่ต้องเปิดเผยตามกฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการในรูปแบบดิทัลต่อสาธารณะ สาระสำคัญประการหนึ่งคือจะต้องสร้างการอภิบาลข้อมูล (Data Governance) ในภาครัฐ เพื่อใช้ในด้านการจัดเก็บ การประมวลผล การบริหารจัดการ ซึ่งข้อมูลเปิดของภาครัฐนั้น คือข้อมูลที่หน่วยงานของรัฐจะต้องเปิดเผยต่อสาธารณะตามกฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการในรูปแบบข้อมูลดิจิทัล ที่สามารถเข้าถึงและใช้ได้อย่างเสรี

Open Knowledge Foundation (OKFN) องค์กรไม่แสวงกำไรที่มุ่งเน้นการให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่อง Open Data ได้นิยามถึงลักษณะของข้อมูลที่สำคัญคือต้อง 1. พร้อมใช้งานและสามารถเข้าถึงได้ (availability and access) 2. สามารถนำมาใช้ใหม่และเผยแพร่ได้ (re-use and redistribution) และ 3. ทุกคนสามารถใช้ข้อมูลได้ไม่จำกัด (universal participation)
ดังนั้น การจะเปิดเผยข้อมูล จะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการธรรมาภิบาลข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลมีความมั่นคงปลอดภัย มีการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ เพราะข้อมูลที่เปิดเผยออกสู่สาธารณะนั้นจะต้องมีความถูกต้อง โปร่งใส สร้างมูลค่าและการมีส่วนร่วมต่อสังคม ซึ่งข้อมูลที่ผ่านกระบวนการ ธรรมาภิบาลนั้น จะกลายเป็นข้อมูลที่ดี (Good Data) เพื่อนำไปสู่การให้บริการข้อมูลข่าวสารที่มีคุณภาพ เหมาะสำหรับยุคนี้ที่เป็นยุคสมัยของการเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็นสู่ประชาชน (Open Data) โดยกำหนดนโยบายในการเปิดเผยข้อมูล เพื่อให้สามารถเปิดเผยข้อมูลได้อย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ของการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ ที่คำนึงตามบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบ ซึ่งข้อมูลระบบเปิดจะสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจระหว่างประชาชนกับหน่วยงานภาครัฐมากยิ่งขึ้น อันจะส่งผลให้ประชาชนมีส่วนร่วมในข้อมูลเพื่อการปรึกษาหารือและสร้างนวัตกรรมจากข้อมูลได้

3.ความปลอดภัยของข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเรื่องที่สำคัญในยุคปัจจุบัน โดยการธรรมาภิบาลข้อมูล การทำให้ข้อมูลมีความปลอดภัย (Data Security) เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้เกิดข้อมูลที่ดีได้ (Good Data)

การสร้างความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) จะต้องสามารถรักษาความลับของข้อมูลได้ (Confidentiality) สามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้เข้าถึงข้อมูล ว่าใครสามารถเข้าใช้งาน หรือแก้ไขได้ (Integrity) และมีการสำรองข้อมูลในกรณีที่เกิดปัญหาต้องกู้คืนข้อมูล (Availability) รวมไปถึงข้อมูลจะต้องปกป้องความเป็นส่วนตัว ซึ่งจะต้องปฏิบัติพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) เพื่อให้ประชาชนมั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนตัวจะได้รับความปลอดภัยไม่ถูกละเมิด และเมื่อองค์กรได้ปฏิบัติตามเกณฑ์ที่กำหนด ก็จะสามารถบริหารจัดการข้อมูล เชื่อมโยงข้อมูลและระบบการทำงานระหว่างหน่วยงานได้อย่างปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ

อ้างอิง

https://www.dga.or.th/wp-content/uploads/2021/11/DGF-Quick-Guide-Final.pdf

https://gdhelppage.nso.go.th/data/04/files/other/1.gdcatalog_and_data_governance.pdf

https://www.ocsc.go.th/sites/default/files/attachment/page/opdc.pdf

https://medium.com/swlh/data-governance-the-foundamental-tool-for-data-management-af12207562d

https://event.moc.go.th/file/get/file/20210623138ab2c0ecb7e543d7a9eca9eb94bc45225547.pdf

https://www.dga.or.th/wp-content/uploads/2021/03/Final_GD-Catalog-Guideline-v.1.0_16032564-3.pdf

https://okfn.org/opendata/