บทบาทหน้าที่ผู้มีส่วนได้เสีย กับความสำเร็จในการทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

หลังจากหน่วยงานมีแผนจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐแล้ว สิ่งที่ควรจะคำนึงถึงและวางแผนดำเนินการควบคู่กันไปคือ การจัดวางบทบาทหน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับการทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ซึ่งมีความสำคัญส่วนหนึ่งในความสำเร็จของการดำเนินการนั่นเอง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีใครกันบ้าง ไปดูกัน… ซึ่งในบทความนี้ DGA (สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพร.) ได้สรุปโครงสร้างคร่าวๆ ของบุคลากรด้านการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ (Data Governance Structure) ไว้ในที่นี้ รวมทั้งได้เชื่อมโยงข้อมูลเชิงลึกเอาไว้ให้อ่านต่อในลิงก์ด้วยแล้ว

โครงสร้างบุคลากร

การกำหนดโครงสร้างบุคลากรของส่วนงานธรรมาภิบาลข้อมูล จัดทำขึ้นเพื่อแสดงลําดับขั้นระหว่างกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องกับธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และแสดงถึงสิทธิในการสั่งการตามลําดับขั้น ทั้งจำนวนบุคลากรและความลึกของลําดับขั้นควรพิจารณาตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงานของรัฐ

ส่วนงานธรรมาภิบาลข้อมูลมีแนวทางจัดตั้งในรูปแบบที่แตกต่างกันได้ ดังนี้

1. รูปแบบทีมเสมือน (Virtual Team) ที่คัดเลือกมาจากส่วนงานต่างๆ

2. รูปแบบที่มีส่วนงานรับผิดชอบชัดเจน ซึ่งอาจจะจัดตั้งใหม่หรือกําหนดหน้าที่ให้กับส่วนงานที่มีหน้าที่คล้ายกับโครงสร้างบุคลากรของงานจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ

3. รูปแบบผสม ซึ่งจะต้องแยกหน้าที่ให้ชัดเจนระหว่างส่วนงานที่รับผิดชอบหลักกับทีมเสมือน โดยสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วน (ดังรูปที่ 10 ตัวอย่าง โครงสร้างธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐภายในหน่วยงาน คลิก https://bit.ly/3AAiIqu น.33) ประกอบด้วย 

• คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Council) 
• ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) 
• ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders)

ใครเป็นใครในคณะกรรมการธรรมาภิบาล

คณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล มีอํานาจสูงสุดในการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูลภายในหน่วยงานภาครัฐ ทําหน้าที่ตัดสินใจเชิงนโยบาย แก้ไขปัญหา และบริหารจัดการภายในคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย

• ผู้บริหารระดับสูงสุดของหน่วยงาน (Chief Executive Officer: CEO) 
• ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูง (Chief Information Officer: CIO) 
• ผู้บริหารข้อมูลระดับสูง (Chief Data Officer: CDO) 
• ผู้บริหารด้านการรักษาความปลอดภัยระดับสูง (Chief Security Officer: CSO) 
• ผู้บริหารจากส่วนงานต่างๆ ได้แก่
  • ฝ่ายบริหาร
  • ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
  • หัวหน้าทีมบริกรข้อมูล (Lead Data Steward)

CEO ควรทำหน้าที่ประธานคณะกรรมการ เพื่อความเชื่อถือของการดำเนินงาน โดยกำกับดูแลการทำหน้าที่ของคณะกรรมการให้มีประสิทธิภาพ ทำหน้าที่ประธานในที่ประชุมคณะกรรมการ ดูแลส่งเสริมการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎเกณฑ์

การบริหารงานให้ได้ผล อาจนำ “วงจรบริหารงานคุณภาพ PDCA” มาใช้ (ดังรูป วงจร PDCA) ซึ่งประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน คือ Plan-Do-Check-Act หรือวางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง อันเป็นกระบวนการที่จัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ มีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงในการจัดการ

รูป วงจร PDCA

CIO อาจจะทําหน้าที่แทน CDO หรือเป็นคนเดียวกันได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับความพร้อมของหน่วยงานคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล

ส่วน CDO มีหน้าที่นําข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐเพื่อสร้างและส่งมอบเทคโนโลยี เครื่องมือ แนวทาง และวิธีการในการทําให้ข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐมีคุณค่า และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อหน่วยงานภาครัฐ

นอกจากนี้ยังต้องวิเคราะห์และร่วมกับผู้บริหารส่วนอื่นๆ เพื่อจัดทํายุทธศาสตร์และดําเนินการธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐให้มีคุณภาพและการควบคุมอื่นๆ เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ

ในส่วนของการทํางานในระดับประเทศ CDO ยังต้องทําหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างหน่วยงานภาครัฐในการแลกเปลี่ยน เชื่อมโยงข้อมูล รวมไปถึงการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดจากข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐ

CSO เป็นผู้บริหารที่มีบทบาทสูงสุดในการทําให้หน่วยงานภาครัฐมีความปลอดภัยเพียงพอสําหรับการทํางานทั้งด้านการบริหารจัดการดูแล และด้านข้อมูล ทําให้เกิดการเชื่อมต่อระหว่างหน่วยงานภาครัฐ

ทีมบริกรข้อมูล (Data Steward Team) รับคําสั่งโดยตรงจากคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ขณะเดียวกันยังให้ข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจต่อคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย

• หัวหน้าบริกรข้อมูล (Lead Data Steward) ทําหน้าที่เป็นผู้ควบคุมและสั่งการภายใน ทีมบริกรข้อมูล รวมทั้งเป็นหนึ่งในคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) ให้การสนับสนุนด้านธุรกิจ
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards)
• บุคคลที่ทําหน้าที่เกี่ยวกับความมั่นคงปลอดภัย กฎหมาย
• บุคคลที่ให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายข้อมูลและความรู้อื่นๆ ที่จะสนับสนุนให้เกิดธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐที่ดีภายในหน่วยงานภาครัฐ 

* หมายเหตุ บริกรข้อมูลด้านธุรกิจและบริกรข้อมูลด้านเทคนิค อาจจะเป็นบุคคลเดียวกัน ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของบุคคลหรือความเหมาะสมของหน่วยงานรัฐ

ขณะที่ ผู้มีส่วนได้เสียกับข้อมูล (Data Stakeholders) อื่นๆ ทําหน้าที่ให้การสนับสนุนธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐต่อทีมบริกรข้อมูลและคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบไปด้วย 

• เจ้าของข้อมูล (Data Owners)
• ทีมบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Team)
• ผู้สร้างข้อมูล (Data Creators) 
• ผู้ใช้ข้อมูล (Data Users)

บทบาท-ความรับผิดชอบเพื่อประสิทธิภาพ

การจะดําเนินงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ควรกำหนดบทบาท (Roles) และความรับผิดชอบ (Responsibilities) ที่เหมาะสมแก่คณะกรรมการฯ

อย่างไรก็ตาม การกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบต้องไม่ขัดแย้งต่อกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือกฎหมาย รวมทั้งกําหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบในการบริหารจัดการข้อมูลที่อยู่ในความครอบครอง หรือควบคุมอย่างชัดเจน 

ทั้งนี้ อาจแต่งตั้งหรือมอบหมายเจ้าหน้าที่เป็นรายบุคคลหรือคณะบุคคลให้รับผิดชอบ และประกาศให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือประชาชนรับทราบด้วยเป็นไปตามที่กําหนดไว้ตามกฎหมายว่าด้วยการนั้น มีดังภาพ (รายละเอียดเพิ่มเติมคลิก https://bit.ly/3AAiIqu น.35-36)

• คณะผู้บริหาร ทั้ง CEO, CIO และ CDO  ทําหน้าที่กําหนดวิสัยทัศน์ ให้ข้อเสนอแนะ และอนุมัตินโยบายข้อมูล มาตรฐานข้อมูล แนวทางปฏิบัติงาน เกณฑ์การวัดคุณภาพ ระเบียบ และข้อบังคับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมถึงการจัดลําดับความสําคัญและแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล
• บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ (Business Data Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่รับผิดชอบในการนิยามความต้องการด้านคุณภาพและความมั่นคงปลอดภัย
• บริกรข้อมูลด้านเทคนิค (Technical Data Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่ให้การสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแก่บริกรข้อมูลด้านธุรกิจ เช่น นิยามเมทาดาตาเชิงเทคนิค
• บริกรข้อมูลด้านคุณภาพข้อมูล (Data Quality Stewards) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่ดําเนินการในเรื่องคุณภาพข้อมูล
• เจ้าของข้อมูล (Data Owners) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่รับผิดชอบดูแลข้อมูลโดยตรง สร้างความมั่นใจได้ว่าการบริหารจัดการข้อมูลสอดคล้องกับนโยบาย มาตรฐาน กฎระเบียบ หรือกฎหมาย
• ทีมบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Team) มีหน้าที่หลักในการบริหารจัดการข้อมูล
• ผู้ใช้ข้อมูล (Data Users) คือ บุคคลที่ทําหน้าที่นําข้อมูลไปใช้งานทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร และสนับสนุนธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐโดยการให้ความต้องการในการใช้ข้อมูล

ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ประเด็นที่ต้องการนำเสนอให้พิจารณาคือ การกำหนดบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการที่จะกํากับดูแลการดําเนินการขั้นต่อๆ ไปของข้อมูลให้เป็นไปตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลให้เป็นไปอย่างราบรื่น บรรลุผล สะดวกต่อการปรับปรุงเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ เช่น นโยบายเปลี่ยน เทคโนโลยีเปลี่ยน เป็นต้น