เมื่อกล่าวถึงการติดต่อกับราชการ หลายๆ คนอาจมีภาพจำในอดีตและชุดความคิดที่ว่าต้องเตรียมเอกสารต่าง ๆ มากมาย ไม่เพียงแค่เอกสารฉบับจริงเท่านั้นแต่ยังต้องเตรียมสำเนาเอกสาร ไปด้วย ยิ่งถ้าต้องไปติดต่อกับหน่วยงานราชการอื่นมากกว่าหนึ่งหน่วยงานแล้ว ประชาชนเองก็ต้องรับภาระจัดเตรียมสำเนาอีกชุดเพื่อขอรับบริการจากหน่วยงานภาครัฐนั้นๆ ด้วย ซึ่งนอกจากจะก่อให้เกิดความยุ่งยากวุ่นวายในการจัดเตรียมเอกสารรวมถึงความล่าช้าในการดำเนินการตรวจสอบสำเนาให้ตรงกับเอกสารต้นฉบับด้วยแล้ว ยังเป็นการสิ้นเปลืองกระดาษที่ใช้เพียงครั้งเดียวโดยใช่เหตุ
ด้วยเหตุนี้รัฐบาลจึงต้องการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของระบบราชการให้เท่าทันโลก
ยุคดิจิทัลและเปลี่ยนผ่านไปสู่ประเทศไทย 4.0 ด้วยการมอบนโยบายแนวทางการเปลี่ยนผ่านสู่รัฐบาล ดิจิทัล จึงเป็นที่มาของ “โครงการยกเลิกสำเนาเอกสาร (No Copy)” โดยความร่วมมือของสำนักงานคณะ กรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) หรือ DGA
ยกเลิกสำเนาแล้ว ราชการทำงานอย่างไร?
ในด้านการขับเคลื่อนการพัฒนาไปสู่รัฐบาลดิจิทัลตามนโยบายประเทศไทย 4.0 นั้น ระบบ ราชการได้ปรับปรุงกระบวนการทำงานด้วยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการและการให้บริการจากเดิมที่ข้อมูลต่าง ๆ ถูกจัดเก็บแยกในแต่ละหน่วยงานเพียงเพื่อใช้ประโยชน์แค่ภายในหน่วยงานนั้น ๆ ก็ได้มีการเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลภาครัฐระหว่างกันอันเป็นฐานรากสำคัญในการพัฒนาระบบราชการ 4.0 เพื่อยกระดับรัฐบาลไปสู่การเป็น “รัฐบาลแห่งการเชื่อมโยงและเปิดเผย” (Open and Connected Government)
เมื่อหน่วยงานภาครัฐยกเลิกการเรียกสำเนาเอกสารจากประชาชนจึงมีความจำเป็นต้องเรียกดูข้อมูลดิจิทัลของประชาชนผ่านระบบบริการเชื่อมโยงข้อมูลบุคคลและข้อมูลนิติบุคคลจากศูนย์แลกเปลี่ยนข้อมูลกลางภาครัฐ หรือ Government Data Exchange (GDX) ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มระบบการรับส่งข้อมูล เอกสารและทะเบียนดิจิทัลภาครัฐ โดยได้รับการออกแบบให้มีมาตรฐานและความมั่นคงปลอดภัย สามารถให้บริการได้อย่างต่อเนื่อง รองรับการขยายหรือเพิ่มเติมการเชื่อมโยงจากหน่วยงานภาครัฐต่าง ๆ ให้เป็นไปตามธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance)
ด้วยคุณสมบัติการแบ่งปันข้อมูล (Data Sharing) ให้กับส่วนราชการอื่น ๆ และการเชื่อมโยงข้อมูล (Data Link) ที่เข้าถึงได้ผ่านแพลตฟอร์ม GDX นั้นก็สามารถตัดความจำเป็นในการใช้สำเนาเอกสาร เพื่อติดต่อกับหน่วยงานราชการได้เพราะหน่วยงานราชการสามารถเรียกดูข้อมูลดิจิทัลของประชาชนได้จากระบบ GDX ในขณะที่แต่ละหน่วยงานเจ้าของข้อมูลยังคงจัดเก็บและดูแลข้อมูลเอกสารทะเบียนดิจิทัล ได้เช่นเดิม และสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและทะเบียนดิจิทัลระหว่างหน่วยงานของรัฐได้เรียกได้ว่า สะดวกทั้งประชาชนผู้เข้ารับบริการและเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการด้วย
GDX จึงนับว่าเป็นฐานในการต่อยอดไปสู่การพัฒนาบริการดิจิทัลภาครัฐแบบเบ็ดเสร็จ หรือ One Stop Service (OSS) ที่สมบูรณ์ได้และเป็นเครื่องมือสำคัญที่นำไปสู่การยกระดับทุกหน่วยงานภาครัฐ ในการก้าวเข้าสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัลที่มีธรรมาภิบาลข้อมูลและมีความมั่นคงปลอดภัย
ยกเลิกสำเนาแล้วดีอย่างไร?
วัตถุประสงค์หลักของการรยกเลิกสำเนาเอกสารราชการ อาทิ สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน จากประชาชนผู้มาใช้บริการนั้น ก็เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ประชาชนผู้มาใช้บริการ กับหน่วยงานภาครัฐเป็นสำคัญโดยประชาชนสามารถติดต่อกับหน่วยงานราชการได้โดยไม่ต้องเตรียมสำเนาเอกสารราชการใด ๆ อีกต่อไป
นอกจากจะเป็นการลดภาระของประชาชนเมื่อต้องติดต่อขอรับบริการจากหน่วยงานราชการแล้ว ยังเอื้อต่อการดำเนินงานของระบบราชการ ที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการ ขั้นตอน ระยะเวลา เกี่ยวกับการอนุญาต การทำธุรกรรมต่าง ๆ กับภาครัฐให้มีความสะดวกรวดเร็ว ง่ายดายและคล่องตัวยิ่งขึ้นด้วย อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายจากกระดาษสำเนาเอกสารที่ไม่จำเป็นบริหารจัดเก็บข้อมูลของประชาชนได้ อย่างเป็นระบบที่มั่นคงปลอดภัยยิ่งขึ้น และเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานรัฐ เพื่อให้การทำธุรกรรมกับภาครัฐง่ายและรวดเร็วมากขึ้นด้วย
